Audit de surveillance Qualiopi : un accompagnement pour bien vous préparer
Reprenez le contrôle de vos dossiers avant le jour J.
Entre le 14e et le 22e mois après votre certification, votre certificateur vérifie que le référentiel Qualiopi est toujours appliqué, le plus souvent à distance. Avec notre accompagnement à l'audit de surveillance Qualiopi, Pulse OF 360 revoit la conformité de vos dossiers et participe à votre audit pour vous aider à présenter des preuves solides et à aborder cette échéance avec confiance.
- Vos dossiers examinés avant l'audit
- Vos points de vigilance identifiés
- Vos preuves de conformité passées en revue
- Une auditrice Qualiopi à vos côtés, en option
- Un tarif fixe, sans frais cachés
Les 5 étapes d'une préparation complète
Votre audit de surveillance approche : vos pratiques sont-elles toujours démontrables ?
Vous avez obtenu Qualiopi il y a environ un an. Depuis, votre organisme de formation (OF) a continué de fonctionner : De nouvelles sessions ont été organisées, des intervenants ont changé, certains documents ont évolué. Ce qui était parfaitement en ordre lors de l'audit initial ne l'est pas nécessairement aujourd'hui. Le véritable enjeu n'est pas seulement de respecter les exigences, mais de pouvoir démontrer que vous les appliquez toujours.
Imaginez : Vous recevez le plan d'audit de votre certificateur. Il indique les personnes qui seront interrogées et les indicateurs concernés. En rouvrant votre dossier initial, vous retrouvez le plan d'action prévu pour une non-conformité mineure. Vous aviez identifié la correction à apporter, mais le document est resté dans un tiroir. Or, si cette non-conformité n'est pas levée à la surveillance, elle sera requalifiée en majeure. Ce n'est plus un simple point à traiter plus tard.
Autre situation : Pendant un audit à distance, l'auditeur sélectionne une formation réalisée huit mois plus tôt. Il demande la preuve de l'évaluation des acquis. La responsable pédagogique partage son écran, ouvre plusieurs dossiers, cherche le document. L'évaluation a bien eu lieu, mais impossible de retrouver sa trace. L'auditeur ne choisit pas uniquement les dossiers que vous avez préparés : Son échantillon porte sur les actions menées depuis la certification et n'est dévoilé qu'à l'ouverture de l'audit. Une preuve introuvable le jour J peut entraîner une non-conformité.
L'audit de surveillance, parfois appelé audit de suivi, intervient entre le 14e et le 22e mois après l'obtention de Qualiopi. Il vérifie la continuité de votre conformité, pas seulement les documents présentés lors de votre certification initiale. Vous pouvez retrouver les aspects généraux dans notre article sur le déroulement de l'audit Qualiopi. Ici, notre objectif est différent : Vous aider à préparer votre propre audit, à partir de la réalité de votre organisme.
Comment préparer son audit de surveillance Qualiopi avec Pulse OF 360 ?
Notre accompagnement à l'audit de surveillance suit les points que votre certificateur est susceptible de contrôler. Nous partons de vos dossiers existants, de vos pratiques depuis la certification et des exigences applicables à votre activité. Voici les cinq étapes de préparation et d'accompagnement.
réserver un appel découverteReprendre les écarts initiaux
Nous commençons par les points qui ont posé difficulté lors de votre premier audit. Le plan d'action a-t-il été appliqué ? Les corrections sont-elles effectives ? Disposez-vous de preuves montrant qu'elles fonctionnent dans votre activité quotidienne ?
Cette revue permet de ne pas découvrir au dernier moment qu'un écart ancien reste ouvert. Nous commençons par étudier votre dernier rapport d'audit pour repérer les points sensibles à surveiller.
Vérifier vos dossiers
Nous procédons à une revue de la conformité de vos dossiers, en portant attention aux preuves attendues lors de la surveillance : Les indicateurs systématiquement examinés, ceux qui ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures et les actions réalisées depuis votre certification.
Le but est de repérer les dossiers incomplets, les documents difficiles à retrouver et les décalages entre vos procédures et leur application réelle. Nous vérifions vos procédures, supports, enregistrements et preuves de mise en œuvre au regard des indicateurs du Référentiel national qualité.
Actualiser vos informations
Avant l'audit, votre certificateur demande des informations à jour sur votre organisme : Coordonnées, organisation, sites, activités réalisées et dernier bilan pédagogique et financier disponible. Ces éléments lui permettent notamment de préparer son intervention.
Un changement d'adresse, une évolution de votre activité ou un recours accru à la sous-traitance mérite une attention particulière.
Préparer les entretiens
Le plan d'audit précise les personnes qui seront entendues. Dirigeant, responsable pédagogique ou autre collaborateur concerné : Chacun doit pouvoir expliquer ses pratiques et accéder aux preuves correspondantes.
À distance, cette préparation passe aussi par l'organisation des fichiers et leur accessibilité pendant le partage d'écran. Un audit blanc vous met ensuite en situation d'entretien avec un auditeur, pour préparer vos réponses et fluidifier vos échanges.
Le jour J, en option
Le jour de l'audit officiel, Lamia, auditrice Qualiopi, peut vous accompagner en visioconférence, en option (699 € HT) : elle vous appuie pendant les échanges avec l'auditeur. L'audit lui-même reste conduit par l'auditeur mandaté par votre certificateur, qui conserve l'entière responsabilité de ses constats.
1 499 € HT, hors frais du certificateur. Comptez environ 15 jours.
Vous souhaitez savoir comment cet accompagnement s'appliquerait à votre organisme ? Vous pouvez réserver un appel découverte gratuit de 30 minutes pour faire le point sur votre situation.
Ce que votre certificateur vérifie à l'audit de surveillance Qualiopi
L'audit de surveillance ne consiste pas à reprendre automatiquement l'intégralité de l'audit initial. Les textes prévoient des vérifications a minima, mais l'auditeur peut élargir son examen selon votre situation et les éléments constatés.
Les corrections de l'audit initial
Les indicateurs ayant fait l'objet d'écarts sont réexaminés. L'auditeur vérifie notamment si les actions correctives et préventives annoncées ont réellement été mises en œuvre et si elles ont produit les effets attendus.
Les exigences contrôlées systématiquement
L'auditeur examine notamment l'information du public, les moyens humains et techniques, les ressources pédagogiques ainsi que les 17 indicateurs qui ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures. Le taux d'obtention des certifications préparées est également examiné pour les organismes concernés.
Il ne suffit pas de posséder un document : Vous devez pouvoir expliquer la pratique correspondante et démontrer sa mise en œuvre.
Votre certificat et vos informations administratives
Le certificateur vérifie l'affichage du certificat dans vos locaux et sur votre site internet. Il collecte également les données actualisées concernant le dirigeant, l'organigramme, les sites, l'activité depuis la certification et le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) disponible.
Un changement dans votre organisation doit rester cohérent avec les processus qualité que vous avez mis en place.
Nouveaux entrants : un contrôle complet
Si vous avez été audité comme nouvel entrant, l'ensemble des indicateurs applicables est revu à la surveillance. Les processus qui avaient seulement été formalisés lors de l'audit initial doivent désormais être démontrés dans leur application réelle.
Vous devez donc présenter des éléments issus de votre activité, et non uniquement des procédures prévues sur le papier.
Ces exemples montrent pourquoi une préparation fondée sur vos dossiers réels est plus utile qu'une simple relecture documentaire. Pour approfondir les exigences applicables, consultez notre article consacré au référentiel Qualiopi.
Audit de surveillance Qualiopi : délais, durée et règles à connaître
La certification Qualiopi suit un cycle de trois ans comprenant un audit initial, un audit de surveillance et, pour poursuivre la certification, un audit de renouvellement. La surveillance intervient une seule fois pendant ce cycle. Les dates et les modalités sont encadrées par les textes : Elles ne se choisissent pas librement selon votre disponibilité.
Voici les règles qui ont le plus d'impact sur votre organisation et votre préparation.
| Point | Ce que prévoient les textes | Ce que cela change pour vous |
|---|---|---|
| Quand ? | Entre le 14e et le 22e mois après l'obtention de la certification, une seule fois par cycle de trois ans, conformément à l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit. | Anticipez la convocation et réservez du temps pour reprendre vos dossiers avant l'échéance. |
| Où ? | À distance en principe. L'audit peut avoir lieu sur site en cas de signalement, à la suite d'une analyse de risque, dans le cadre de l'échantillonnage de sites ou à votre demande. | Préparez l'accès numérique aux preuves, sans exclure une visite sur place si votre situation le justifie. |
| Combien de temps ? | Une demi-journée pour un organisme réalisant uniquement de la formation avec moins de 750 000 € de chiffre d'affaires formation. Une journée s'il a été audité comme nouvel entrant. Un centre de formation d'apprentis (CFA) ou un organisme atteignant 750 000 € relève d'un barème d'une journée ou plus, avec les majorations applicables, notamment une demi-journée par site échantillonné. | Vérifiez la durée portée au devis du certificateur au regard de votre chiffre d'affaires, de vos catégories d'actions et de vos sites. |
| Si une mineure n'est pas levée ? | Une non-conformité mineure de l'audit initial non levée à la surveillance est requalifiée en majeure. Une majeure non corrigée sous trois mois entraîne une suspension ; à défaut de correction dans les trois mois suivant la notification de suspension, la certification est retirée. | Reprenez vos plans d'action antérieurs et rassemblez les preuves de leur mise en œuvre effective. |
Ne laissez pas passer la fenêtre réglementaire. Si l'audit ne peut pas avoir lieu avant la fin du 22e mois faute de dispositions prises de votre part, votre certificat doit être suspendu. Cette règle est précisée dans les Questions-Réponses du ministère du Travail. Sans certification valide, vous ne remplissez plus la condition de qualité prévue par l'article L. 6316-1 du code du travail pour accéder aux financements concernés, notamment ceux des opérateurs de compétences (OPCO), de France Travail et du compte personnel de formation (CPF). Cela affecte également vos possibilités de mise à jour des offres sur EDOF, la plateforme de référencement des offres CPF.
À partir du 1er novembre 2026, le référentiel passe de 32 à 33 indicateurs, le nouvel indicateur concernant l'apprentissage. Le décret ne prévoit pas de régime transitoire. Demandez à votre certificateur sur quelle version du référentiel votre audit de surveillance sera mené.
Pourquoi préparer votre audit de surveillance Qualiopi avec Pulse OF 360 ?
Vous connaissez votre organisme et son fonctionnement. Notre rôle est de vous apporter un regard extérieur sur vos dossiers et de vous accompagner à une étape où la qualité de vos preuves compte autant que les pratiques que vous avez mises en place.
Une auditrice à vos côtés
Lamia est auditrice Qualiopi et peut accompagner nos clients le jour de leur audit officiel. Elle intervient en appui de votre organisme, sans être l'auditrice désignée par votre certificateur. Pour un audit de surveillance, cette présence en visioconférence est proposée en option, à 699 € HT.
Un tarif sans surprise
Notre accompagnement repose sur un tarif fixe, sans frais cachés. Il est de 1 499 € HT, hors frais du certificateur ; la présence de Lamia le jour de l'audit est en option, à 699 € HT.
Des rôles clairement séparés
Pulse OF 360 ne délivre jamais la certification et ne réalise pas l'audit officiel de ses propres clients. Celui-ci relève d'un organisme certificateur accrédité, dont l'auditeur évalue votre conformité sans vous conseiller sur la manière de corriger vos pratiques.
Une promesse réaliste
Un accompagnement ne vous assure pas le maintien de votre certification : Il vous met en position de prouver votre conformité. Notre valeur réside dans la revue de vos dossiers, l'identification des points à travailler et l'appui apporté pendant cette échéance.
La suite de votre audit
Si des écarts sont relevés, leur traitement suit les règles et les délais fixés par le dispositif de certification.
Vous souhaitez plutôt obtenir Qualiopi pour la première fois ou reprendre plus largement votre démarche qualité ? Découvrez notre accompagnement à la certification Qualiopi, adapté aux organismes qui préparent leur certification initiale.
Pourquoi nous avons créé Pulse OF 360
- “J’ai peur qu’un détail administratif bloque mon dossier.”
- “Je passe des heures à essayer de comprendre les exigences.”
- “C'est la deuxième fois que je loupe mon audit.”
Ce sont les retours que nous entendons régulièrement de la part des organismes de formation.
Et c’est exactement ce qu’a vécu Abdel-Hakim.
En 2023, déjà à la tête de plusieurs organismes de formation, il décide d’obtenir la certification Qualiopi. Très vite, ce qui semblait simple sur le papier se transforme en parcours complexe : démarches administratives confuses, accompagnements peu transparents et beaucoup de temps perdu.
Avec Lamia, auditrice Qualiopi, et Mohamed, entrepreneur engagé, ils décident alors de créer Pulse OF 360 : un accompagnement clair, humain et transparent pour aider les organismes de formation à obtenir leur certification sans y laisser des semaines de travail ni un budget démesuré.
Une équipe d’experts pour booster votre OF
Parce que nous connaissons les failles. Les démarches administratives pouvant mener à l’accès au CPF et OPCO sont bien trop longues, compliquées et énergivores.
Abdel-Hakim
Fondateur de plusieurs OF
Il connaît vos réalités de terrain. Gestion quotidienne, contraintes opérationnelles, imprévus : il a traversé les mêmes défis que vous.
Lamia
Auditrice Qualiopi
Avec 4 ans d’expérience en audits et accompagnement, elle maîtrise les attentes des certificateurs et sait déployer un process qualité efficace.
Mohamed
Entrepreneur avec un passé dans la finance
Il veille à ce que votre accompagnement soit aussi clair que performant. Son objectif : que chaque client avance avec un cap précis et des résultats concrets.
À qui s'adresse notre accompagnement à l'audit de surveillance Qualiopi ?
Notre prestation s'adresse aux structures déjà certifiées qui doivent démontrer la continuité de leur conformité. Votre besoin dépend moins de la taille de votre organisme que de ce qui a changé depuis votre audit initial et de votre capacité à présenter les preuves correspondantes.
Votre convocation arrive
Vous entrez dans la période du 14e au 22e mois après votre certification et votre convocation arrive, ou vous l'attendez prochainement. Vous voulez savoir où vous en êtes avant de vous présenter à l'auditeur.
Des corrections restent à démontrer
Votre audit initial avait révélé des points à corriger. Vous avez engagé des actions, mais vous devez encore vérifier leur efficacité et retrouver les éléments qui permettent de le prouver.
Nouvel entrant : tout sera revu
Lors de votre audit initial, certains processus avaient été présentés sous forme de procédures. À la surveillance, vous devez désormais montrer comment ils fonctionnent réellement dans les actions que vous avez conduites.
Votre organisme a évolué
Vous avez déménagé, changé de dirigeant, réorganisé votre équipe ou fait évoluer votre sous-traitance. Ces changements doivent être déclarés et leur impact sur vos processus qualité doit pouvoir être expliqué.
Vous gérez une structure particulière
Vous dirigez un CFA, un organisme implanté sur plusieurs sites ou une structure exerçant différentes catégories d'actions. Les exigences de surveillance tiennent compte de votre périmètre certifié.
Vos premières questions sur notre accompagnement
Quand a lieu l'audit de surveillance Qualiopi ?
Il doit se tenir entre le 14e et le 22e mois suivant l'obtention de votre certification. Il n'y a qu'un audit de surveillance pendant le cycle de certification de trois ans. Vous pouvez retrouver les autres échéances dans notre guide de la certification Qualiopi.
Peut-on se faire accompagner pendant l'audit ?
Oui, vous pouvez faire appel à un cabinet pour préparer vos dossiers et vous accompagner. Chez Pulse OF 360, Lamia peut intervenir aux côtés du client le jour de l'audit officiel, tandis que l'évaluation reste menée par l'auditeur du certificateur. Pour un audit de surveillance, cette présence en visioconférence est proposée en option, à 699 € HT.
L'accompagnement assure-t-il le maintien de la certification ?
Non. La décision appartient exclusivement au certificateur, sur la base des constats de l'audit. Notre accompagnement vise à vous aider à identifier vos points fragiles, à préparer les preuves disponibles et à démontrer votre conformité dans les meilleures conditions possibles.
Votre audit de surveillance Qualiopi est programmé ? Parlons-en.
Vous n'avez pas besoin de tout reprendre seul pour commencer. Lors d'un premier échange gratuit de 30 minutes, présentez-nous votre échéance, vos difficultés et les points sur lesquels vous souhaitez être accompagné.
Ils nous ont fait confiance
Des projets réussis, des relations durables : leurs témoignages en parlent mieux que nous.
“J’ai choisi l’accompagnement en délégation totale pour obtenir la certification Qualiopi, et je ne regrette absolument pas ce choix. Tout a été pris en main de A à Z, ce qui m’a fait gagner un temps précieux et m’a permis de rester concentré sur mon cœur de métier : former !
L’équipe a été hyper réactive, claire dans ses explications, et surtout rassurante.
Les + de l'accompagnement : la présence de Lamia à mes côtés lors de l'audit ! J’ai pu passé l’audit avec une vraie sérénité.
En bref, un accompagnement fluide, efficace, et un vrai levier de croissance pour mon activité. Merci encore à PULSE OF 360 !”
"Je suis stupéfait par l'accompagnement de Pulse OF 360.Ils m'ont permis d'obtenir mon NDA ainsi que ma certification Qualiopi du 1er coup sans le moindre accroc. Ca a été très très très rapide. Professionnalisme absolu durant tout le process de mise en conformité. Ils ont fait le travail en autonomie sans que je ne me soucie de quoi que ce soit. Je recommande ce cabinet à tout OF souhaitant valider son Qualiopi".
“Lamia a su rendre ma préparation à Qualiopi fluide et accessible. L’accompagnement de PULSE OF 360 est qualitatif et m’a fait gagner un temps précieux. Le professionnalisme de l’équipe de a été un vrai atout. Je recommande vivement les services de PULSE OF 360.”
Tout savoir sur l'audit de surveillance Qualiopi
Dates et déroulement
Combien de temps dure un audit de surveillance Qualiopi ?
Pour un organisme qui réalise uniquement des actions de formation et moins de 750 000 € de chiffre d'affaires formation, le barème prévoit une demi-journée. La durée passe à une journée s'il a été audité comme nouvel entrant. Pour un CFA, un organisme au-dessus de ce seuil ou une structure multi-sites, des majorations s'appliquent. Vérifiez toujours la durée inscrite au devis au regard des règles de l'arrêté.
L'audit se fait-il à distance ?
Oui, c'est la modalité prévue en principe. Il peut toutefois être organisé sur site à la suite d'un signalement, d'une analyse de risque, dans le cadre de l'échantillonnage de sites ou à votre demande. Un nombre important d'écarts lors de l'audit initial ou des difficultés de maîtrise de la sous-traitance peuvent notamment justifier une vigilance accrue du certificateur.
Que se passe-t-il si je rate la fenêtre du 14e au 22e mois ?
Si l'audit n'a pas pu se tenir dans cette période parce que vous n'avez pas pris les dispositions nécessaires, votre certificat doit être suspendu. Si la situation n'est pas régularisée, le non-respect des engagements contractuels peut conduire à la rupture du contrat et au retrait de la certification. Il est donc préférable de traiter la convocation et les demandes du certificateur sans attendre la fin de la fenêtre.
Ce qui est vérifié
Tous les indicateurs sont-ils revus à l'audit de surveillance Qualiopi ?
Pas systématiquement. Le certificateur contrôle au minimum les indicateurs obligatoirement examinés à la surveillance et ceux concernés par les écarts de l'audit initial. Il peut étendre ses vérifications en fonction de votre situation. Si vous avez été audité comme nouvel entrant, l'ensemble des indicateurs applicables est revu.
Une mineure de l'audit initial n'est pas levée : que se passe-t-il ?
Une non-conformité mineure doit faire l'objet d'un plan d'action transmis dans le délai fixé par le certificateur, puis mis en œuvre sous six mois. Son efficacité est vérifiée lors de l'audit suivant. Si elle n'est toujours pas levée à la surveillance, elle devient une non-conformité majeure. C'est pourquoi les corrections annoncées lors de votre premier audit doivent être vérifiées avant le jour J.
Je n'ai réalisé aucune nouvelle action depuis l'audit initial : Puis-je conserver Qualiopi ?
Oui, sous réserve de maintenir les processus présentés lors de votre audit initial. L'absence de nouvelle action ne signifie donc pas automatiquement la perte de votre certification. Vous devez néanmoins être en mesure de démontrer le maintien de ces processus. Au renouvellement, au moins une nouvelle action devra être présentée. Pour la suite du cycle, voyez notre accompagnement au renouvellement Qualiopi.
Cas particuliers
Mon audit tombe après le 1er novembre 2026 : 32 ou 33 indicateurs ?
À compter de cette date, le référentiel comporte 33 indicateurs au lieu de 32, avec un indicateur supplémentaire réservé à l'apprentissage. Le décret ne prévoit pas de régime transitoire. Demandez à votre certificateur quelle version sera utilisée pour votre audit et quels niveaux d'exigence s'appliqueront à votre catégorie d'activité.
Puis-je changer de certificateur avant l'audit ?
Oui, par transfert de votre certification existante et valide vers un autre certificateur accrédité. Le transfert porte sur l'ensemble du périmètre certifié et ne modifie pas la date d'échéance de votre certification. L'ancien certificateur transmet les éléments du dossier sous quinze jours, puis le nouveau dispose de trente jours pour décider. Un transfert n'est pas possible si votre certification est suspendue ou retirée.
Organisme multi-sites ou CFA : qu'est-ce qui change ?
Pour un organisme multi-sites, le certificateur applique des règles d'échantillonnage spécifiques : Aucun site ne peut être exclu du périmètre, et une non-conformité majeure constatée sur un site peut suspendre la certification de l'ensemble de l'organisme jusqu'aux corrections requises. Pour un CFA, les exigences liées à l'apprentissage et les majorations de durée doivent être prises en compte. Votre préparation doit donc refléter les activités et les sites réellement couverts par votre certificat.