Bilan pédagogique et financier (BPF) : date limite, contenu et risques

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est la déclaration annuelle des organismes de formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA). Il retrace votre activité de formation sur votre dernier exercice comptable clos : produits, charges, formateurs, stagiaires, apprentis et heures. La date légale est fixée avant le 30 avril de chaque année, même si les campagnes 2025 et 2026 ont été prolongées jusqu’au 31 mai.

Pour le remplir sans vous perdre dans les cadres, retenez surtout ceci : ne commencez pas par ouvrir Mon Activité Formation. Commencez par réunir vos données comptables, vos contrats et les informations sur vos formations. La saisie devient ensuite beaucoup plus mécanique.

BPF : définition et signification du bilan pédagogique et financier

BPF signifie « bilan pédagogique et financier ». Il s’agit d’une obligation annuelle pour toute personne qui réalise des actions de formation et possède un NDA, y compris les sous-traitants et les centres de formation d’apprentis (CFA).

Le BPF retrace uniquement votre activité de formation professionnelle. Il rassemble les activités réalisées, les stagiaires et apprentis accueillis, les heures de formation, les fonds reçus et les données comptables correspondantes.

Autrement dit, ce n’est pas votre comptabilité complète et ce n’est pas non plus un simple relevé du nombre de formations réalisées. Il rapproche deux dimensions de votre activité : ce que vous avez facturé et dépensé pour la formation, et ce que vous avez réellement réalisé sur le plan pédagogique.

Sur demande des services de contrôle, l’organisme transmet également le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos.

Qui doit remplir un BPF ?

La règle est simple : si vous réalisez des actions de formation et disposez d’un NDA, vous êtes concerné. Peu importe que la formation constitue votre activité principale ou seulement une partie de votre activité.

Votre situation	BPF à transmettre ?	À retenir
Organisme de formation avec activité	Oui	Vous déclarez l’activité de formation de votre dernier exercice clos.
Formateur indépendant avec NDA	Oui	Le statut d’indépendant ne dispense pas du BPF.
Sous-traitant	Oui	Des cadres spécifiques permettent de distinguer son activité.
CFA	Oui	Des lignes sont prévues pour les contrats d’apprentissage et les apprentis.
Organisme sans activité	Oui	Le BPF est transmis « néant », avec un risque de caducité du NDA.

Vous venez juste d’obtenir votre NDA ?

Un organisme déclaré pendant l’année de la campagne n’a pas à transmettre de BPF lors de cette même campagne, selon les règles appliquées pour les campagnes 2025 et 2026.

Imaginez un organisme créé en cours d’année. Son dirigeant reçoit l’e-mail annonçant la campagne et se demande s’il a déjà une déclaration à faire alors que son activité vient à peine de commencer. Le premier point à vérifier n’est pas le nombre de formations réalisées, mais la date de déclaration de l’organisme et la clôture de son premier exercice comptable.

Si le premier exercice n’est pas encore clos au 30 avril, l’organisme n’est a priori pas concerné par la campagne de cette année-là.

BPF : date limite et calendrier 2027

Le Code du travail prévoit une transmission du bilan pédagogique et financier avant le 30 avril de chaque année.

Dans les faits, le portail ouvre généralement début avril et les organismes sont prévenus par e-mail. L’administration a prolongé les deux dernières campagnes :

Campagne	Exercice déclaré si année civile	Période connue
2025	2024	Du 7 avril au 31 mai 2025
2026	2025	Du 1er avril au 31 mai 2026
2027	2026	Ouverture début avril ; dates annoncées par l’administration. Date légale : 30 avril 2027.

Le report au 31 mai n’est pas permanent. Pour votre organisation, le bon repère reste donc le 30 avril.

Quel exercice faut-il déclarer ?

Le BPF porte sur votre dernier exercice comptable clos. Si votre exercice correspond à l’année civile, la campagne 2027 portera donc sur l’exercice 2026.

Si votre exercice est décalé, ne reconstruisez pas artificiellement vos données du 1er janvier au 31 décembre. Utilisez les dates de votre dernier exercice clos.

Cette règle évite aussi de mélanger des données pédagogiques et comptables qui ne couvriraient pas la même période.

Comment remplir son BPF sans s’y prendre la veille

Le formulaire paraît beaucoup plus compliqué lorsqu’on l’ouvre avec une page blanche devant soi.

Ne commencez pas par ouvrir Mon Activité Formation : commencez par réunir ces éléments.

• Votre comptabilité de l’exercice, avec les produits et les charges liés à la formation.
• Vos conventions et contrats de formation.
• Vos contrats de sous-traitance, que vous ayez confié des actions à un autre organisme ou travaillé pour son compte.
• Pour chaque formation, son objectif : RNCP, RS, bilan de compétences, VAE ou autre formation.
• Pour chaque formation, son code de spécialité.
• L’information indiquant si l’action s’est déroulée en tout ou partie à distance.
• Les informations nécessaires pour retrouver vos stagiaires, vos apprentis, vos formateurs et leurs heures.

Vous avez alors les grandes familles de données utilisées par le formulaire : argent, formateurs, stagiaires et heures.

Le BPF cesse d’être une succession de cases inconnues. Il devient un exercice de classement.

La saisie sur Mon Activité Formation

La télédéclaration s’effectue sur Mon Activité Formation (MAF). Vous vous connectez avec votre compte EFP Connect, puis rattachez ce compte à votre organisme grâce au SIRET ou au SIREN.

Pour saisir le BPF, vous devez disposer du droit correspondant. Celui-ci s’obtient avec le « code responsable des accès » reçu avec votre NDA, ou auprès de la personne qui gère les accès de votre organisme.

Vous cliquez ensuite sur « Saisir le BPF », remplissez les différents blocs, corrigez les éventuelles incohérences signalées par la plateforme, puis cliquez sur « Transmettre ». Une fois la transmission effectuée, téléchargez le cerfa et conservez-en une copie.

Un dirigeant se connecte fin avril et ne voit pourtant aucun bouton « Saisir le BPF ». Ce n’est pas forcément un problème technique. Plusieurs explications sont possibles : la campagne n’a pas encore commencé, l’exercice n’est pas clos, le bilan a déjà été transmis ou la déclaration d’activité est caduque.

Le contenu du formulaire, cadre par cadre

Vous n’avez pas besoin de mémoriser tout le cerfa avant de commencer. Le plus simple est de comprendre d’abord à quoi sert chaque cadre, puis d’entrer dans le détail uniquement lorsque vous le remplissez.

Cadre	À quoi sert-il ?	Point à surveiller
A et B	Identifier votre organisme et l’exercice déclaré	À remplir même sans activité
C	Déclarer les produits de formation HT selon leur origine	Montants sans décimale
D	Déclarer les charges liées à la formation	Les rapprocher de votre comptabilité
E	Déclarer les formateurs et leurs heures	Distinguer les formateurs de l’organisme des intervenants extérieurs
F	Déclarer les stagiaires, apprentis, heures, objectifs et spécialités	Ne pas confondre heures de formation et heures-stagiaires
G	Déclarer les actions réalisées pour un autre organisme	Cadre essentiel pour les sous-traitants

Cadres A et B : votre organisme et votre exercice

Ces premiers cadres servent à identifier l’organisme et à préciser les informations générales du BPF, dont les dates de l’exercice. Depuis 2025, les actions réalisées en tout ou partie à distance sont également déclarées au bloc B.

A et B restent obligatoires même si vous n’avez eu aucune activité de formation.

Cadres C et D : vos produits et vos charges

Le cadre C ventile les produits de la formation hors taxes selon leur origine et indique la part de la formation dans votre chiffre d’affaires. Les montants sont saisis sans décimale. Si la formation représente moins de 1 % de votre chiffre d’affaires alors que vous avez effectivement formé, vous indiquez 1 %.

Le cadre D concerne les charges liées à la formation. Il reprend notamment les salaires des formateurs au compte 6411, les achats de formation au compte 604 et les honoraires de formation au compte 6226.

C’est la partie où votre comptabilité devient la source de référence. Le BPF doit rester cohérent avec les comptes portant sur le même exercice.

Cadre E : qui a formé, et combien de temps ?

Le cadre E distingue les formateurs de votre organisme des intervenants extérieurs.

La première catégorie comprend notamment les salariés, y compris occasionnels, les personnes mises à disposition sans but lucratif, les bénévoles et le dirigeant lorsqu’il exerce à titre principal comme formateur indépendant. Les intervenants extérieurs regroupent les prestations de service, la sous-traitance et les honoraires.

Vous indiquez également leurs heures dispensées, arrondies à l’entier.

Heures-stagiaires : le calcul à ne pas confondre

C’est l’une des erreurs les plus faciles à faire lorsqu’on remplit son premier BPF.

Le cadre F-1 ne demande pas seulement la durée de vos formations. Il utilise des heures-stagiaires.

Prenons une formation de 14 heures suivie intégralement par 8 stagiaires. Vous n’avez pas 14 heures-stagiaires, mais :

14 heures × 8 stagiaires = 112 heures-stagiaires.

La même logique s’applique à distance.

Le cadre F-1 répartit les stagiaires et apprentis selon leur public : salariés d’employeurs privés, apprentis, personnes en recherche d’emploi, particuliers finançant eux-mêmes leur formation et autres publics comme les agents publics, dirigeants non salariés ou bénévoles.

Le cadre F-3 répartit ensuite les mêmes stagiaires selon l’objectif des formations : certifications inscrites au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), Répertoire spécifique (RS), certificat de qualification professionnelle (CQP) non enregistré, autres formations, bilans de compétences ou validation des acquis de l’expérience (VAE).

Le cadre F-4 les répartit par spécialité de formation. Cinq lignes sont disponibles, le reste étant regroupé dans « autres spécialités ».

Les totaux de F-1, F-3 et F-4 doivent être identiques. C’est un contrôle simple à effectuer avant la transmission.

Sous-traitant : que faut-il déclarer dans le BPF ?

La sous-traitance crée souvent une hésitation parce que la même action apparaît chez deux organismes, mais pas de la même manière.

La règle dépend de votre position.

Vous êtes le donneur d’ordre : les stagiaires restent dans vos cadres F. Si vous avez confié une partie des actions à un autre organisme, cette part est indiquée en F-2.

Vous êtes le sous-traitant : les sommes reçues de l’autre organisme sont déclarées à la ligne 10 du cadre C, et les stagiaires et heures correspondant aux actions réalisées pour son compte vont dans le cadre G, jamais dans le cadre F.

Imaginez un formateur indépendant qui intervient régulièrement pour un autre organisme. Au moment de remplir son premier BPF, il retrouve les participants qu’il a effectivement formés et s’apprête naturellement à les placer en F-1. Ce serait la mauvaise case. Parce qu’il a réalisé ces actions pour le compte d’un autre organisme, ses stagiaires et ses heures vont en G.

Le cadre G et la ligne 10 du cadre C se répondent donc : activité réalisée pour un autre organisme d’un côté, produits correspondants de l’autre.

Exemple fictif : comment les informations se répartissent

Prenons un petit organisme fictif. Il réalise ses propres actions de formation et intervient également comme sous-traitant pour un autre organisme.

Sur son exercice clos, il dispose de sa comptabilité de formation, de ses conventions, de ses contrats de sous-traitance et des informations sur ses stagiaires. Une de ses formations dure 14 heures et a été suivie intégralement par 8 personnes.

Voici comment il raisonne :

• A et B : il renseigne son identification, les dates de l’exercice et les informations générales.
• C : il répartit ses produits de formation selon leur origine. Les sommes reçues lorsqu’il agit comme sous-traitant sont placées en ligne 10.
• D : il reprend les charges liées à son activité de formation à partir de sa comptabilité.
• E : il déclare ses formateurs et les heures qu’ils ont dispensées.
• F : pour ses propres actions, il classe les stagiaires par public, objectif et spécialité. Sa session de 14 heures suivie par 8 personnes représente 112 heures-stagiaires.
• G : il déclare séparément les stagiaires et les heures des actions réalisées pour le compte de l’autre organisme.

Ce cas fictif montre pourquoi la préparation en amont fait gagner du temps : les mêmes dossiers alimentent plusieurs parties du formulaire, mais ils ne doivent pas être mélangés.

BPF sans activité : que faut-il déclarer ?

« Je n’ai réalisé aucune formation, donc je n’ai pas de BPF à envoyer. » C’est faux.

Un organisme sans activité remplit les cadres A et B, puis porte la mention « néant » dans les autres cadres.

Mais il faut connaître la conséquence : selon l’article L. 6351-6 du Code du travail, un BPF qui ne fait apparaître aucune activité de formation rend la déclaration d’activité caduque. L’absence de transmission produit également cette caducité.

Une année sans activité suffit-elle ?

Ici, il faut distinguer la règle certaine des pratiques administratives observées.

La règle certaine : le Code du travail prévoit la caducité lorsque le BPF ne fait apparaître aucune activité de formation. Le texte ne parle pas d’un nombre d’années consécutives.

Les pratiques observées : la DREETS Centre-Val de Loire applique cette règle dès un exercice sans activité. La DREETS Auvergne-Rhône-Alpes vise, de son côté, les organismes dont les deux derniers BPF sont « néant ».

La conduite prudente : si vous vous apprêtez à transmettre un BPF sans activité, renseignez-vous auprès de votre DREETS sur le traitement de votre situation, ou parlons-en lors d’un appel découverte. Ne partez pas du principe qu’une année « néant » restera sans conséquence.

Que se passe-t-il si le NDA devient caduc ?

La caducité entraîne plusieurs conséquences. L’organisme perd le bénéfice de son NDA et disparaît de la liste publique des organismes de formation. La certification Qualiopi liée à ce numéro est perdue, les financeurs ne prennent plus en charge les actions réalisées et l’organisme perd sa visibilité sur EDOF, donc la possibilité d’y réaliser des formations financées par le compte personnel de formation (CPF).

S’il bénéficiait de l’exonération de TVA au titre de la formation professionnelle continue, celle-ci est également annulée.

Pour vérifier votre situation, vous pouvez consulter la liste publique des organismes de formation. En cas de caducité, il faut effectuer une nouvelle déclaration d’activité sur MAF afin d’obtenir un nouveau numéro. Notre guide du numéro de déclaration d’activité détaille cette démarche.

Les erreurs fréquentes lors de la saisie

Ouvrir MAF avant d’avoir rassemblé ses données

C’est le meilleur moyen de passer d’un cadre à l’autre en cherchant des chiffres dans sa comptabilité, puis un contrat dans ses dossiers, puis le code d’une formation ailleurs. Préparez vos données avant la saisie.

Confondre heures de formation et heures-stagiaires

Une session de 14 heures suivie intégralement par 8 stagiaires représente 112 heures-stagiaires, pas 14. Vérifiez ce calcul avant de compléter les cadres F.

Mélanger activité propre et sous-traitance

Le donneur d’ordre et le sous-traitant ne déclarent pas les stagiaires au même endroit. Si vous travaillez pour le compte d’un autre organisme, vos stagiaires et vos heures vont en G, et les sommes correspondantes en ligne 10 du cadre C.

Déclarer toute l’activité de l’entreprise

Le BPF concerne uniquement la formation professionnelle. Si votre structure réalise également du conseil ou d’autres prestations, ces activités ne doivent pas être mélangées avec les données de formation.

Créer des écarts entre les cadres F

Les totaux de F-1, F-3 et F-4 doivent être identiques. Contrôlez-les avant de transmettre.

Utiliser une mauvaise période comptable

Le BPF porte sur le dernier exercice clos. Vos données pédagogiques et financières doivent donc correspondre à cette même période.

Checklist avant de transmettre votre bilan

• J’ai identifié le dernier exercice comptable clos à déclarer.
• J’ai isolé dans ma comptabilité les produits et charges liés à la formation professionnelle.
• J’ai rassemblé mes conventions, contrats de formation et contrats de sous-traitance.
• Je connais, pour chaque formation, son objectif et son code de spécialité.
• Je sais quelles actions ont été réalisées en tout ou partie à distance.
• J’ai distingué les formateurs de mon organisme et les intervenants extérieurs.
• J’ai calculé mes heures-stagiaires et pas seulement la durée de mes formations.
• Si je sous-traite des actions, j’ai renseigné la part correspondante en F-2.
• Si je travaille pour le compte d’un autre organisme, j’ai placé les produits correspondants en ligne 10 du cadre C et les stagiaires et heures en G.
• J’ai vérifié que les totaux de F-1, F-3 et F-4 concordent.
• J’ai accès à MAF avec mon compte EFP Connect et le droit de saisir le BPF.
• Après transmission, je pense à télécharger et conserver le cerfa.

Cerfa BPF : faut-il envoyer une version papier ?

Le formulaire est le cerfa n° 10443*17, valable depuis le 9 avril 2024, accompagné de sa notice n° 50199*17.

Dans le cas général, vous ne l’envoyez pas par courrier. Le BPF est rempli et transmis en ligne sur Mon Activité Formation. La télétransmission fait foi. Vous n’avez donc pas à envoyer en plus une copie signée ou vos états financiers.

Le formulaire papier, signé et adressé à la DREETS, est réservé aux organismes qui ne peuvent pas accéder à la plateforme.

Dans tous les cas, conservez une copie de votre BPF transmis.

Si votre déclaration d’activité est menacée

Si votre déclaration d’activité est devenue caduque et que votre situation nécessite une nouvelle déclaration sur MAF, notre accompagnement NDA, proposé à 499 € HT, peut vous aider à préparer cette redéclaration selon votre situation.

Pour les organismes que nous accompagnons dans leur certification, notre accompagnement à la certification Qualiopi comprend également 12 mois de suivi après la certification, avec un interlocuteur joignable par WhatsApp et par e-mail. Si votre question touche à la certification elle-même, notre guide de l’audit Qualiopi détaille aussi le cycle de contrôle.

Si vous avez un doute sur les conséquences d’une caducité ou sur la suite de votre parcours, vous pouvez réserver un appel découverte.

Questions fréquentes

Quelle est la date limite du BPF ?

La date légale est fixée avant le 30 avril de chaque année. Les campagnes 2025 et 2026 ont été prolongées jusqu’au 31 mai, mais cette prolongation n’est pas permanente. Pour la campagne 2027, la date légale reste le 30 avril 2027 et les dates de la campagne seront annoncées par l’administration.

Faut-il remplir un BPF sans activité ?

Oui. Un organisme sans activité remplit les cadres A et B puis indique « néant » dans les autres cadres. Attention : selon le Code du travail, un BPF sans aucune activité rend la déclaration d’activité caduque. Des pratiques différentes sont observées selon les DREETS ; renseignez-vous auprès de la vôtre si vous êtes dans cette situation.

Quel est le cerfa du bilan pédagogique et financier ?

Le BPF correspond au cerfa n° 10443*17 et à sa notice n° 50199*17. Dans le cas général, il est rempli et transmis directement en ligne sur Mon Activité Formation.

Comment calculer les heures-stagiaires ?

Vous multipliez les heures effectivement suivies par le nombre de stagiaires concernés. Une formation de 14 heures suivie intégralement par 8 stagiaires représente donc 112 heures-stagiaires.

Un formateur sous-traitant doit-il faire un BPF ?

Oui, s’il dispose d’un NDA. Lorsqu’il réalise des actions pour le compte d’un autre organisme, il déclare les sommes reçues à la ligne 10 du cadre C et les stagiaires et heures correspondants dans le cadre G, jamais dans le cadre F.

Que faire si mon NDA est devenu caduc ?

Une déclaration d’activité caduque ne se réactive pas simplement : il faut effectuer une nouvelle déclaration sur Mon Activité Formation afin d’obtenir un nouveau numéro. Vérifiez d’abord votre situation dans la liste publique des organismes de formation et, si nécessaire, rapprochez-vous de votre DREETS.